STUDI KASUS PENGGUNAAN SISTEM KLASIFIKASI NATIONAL TECHNICAL INFORMATION SERVICES (NTIS) ...

BAB I

          PENDAHULUAN       

1.1  Latar Belakang

Keberadaan perpustakaan tidak bisa dipisahkan dari peradaban dan budaya umat manusia. Perpustakaan merupakan suatu organisasi yang senantiasa berkembang untuk mengikuti perkembangan dan perubahan yang terjadi di masyarakat.

Terjadinya perubahan pola pikir tentang perpustakaan, yaitu penyediaan koleksi yang dimiliki ke arah konsep dalam memberikan informasi, telah menjadikan jalinan kerjasama antar perpustakaan dalam menampilkan koleksi yang dapat memudahkan penyampaian informasi.

Suatu perpustakaan agar memudahkan pemustaka dalam temu kembali informasi hendaknya menggunakan  suatu sistem yang terintegrasi. Mulai dari pengadaan, pengolahan sampai kepada pelayanan. Pengolahan koleksi sebaiknya didasarkan menurut sistem  klasifikasi tertentu.

Beberapa sistem klasifikasi  di atas diantaranya Library Congress Classification (LCC), Universal Decimal Classification (UDC), Dewey Decimal Classification (DDC), National Technical Information Services (NTIS), dan lainnya.

Perpustakaan-perpustakaan di Indonesia pada umumnya menggunakan DDC terutama untuk perpustakaan umum, sedangkan UDC digunakan  oleh perpustakaan khusus yang memfokuskan diri pada bidang tertentu. Perpustakaan yang menggunakan sistem klasifikasi DDC diantaranya adalah Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Jawa Tengah, Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang.  Selain DDC dan UDC ada sistem klasifikasi yang lainnya yang dinamakan NTIS (National Technical Information Services), untuk penulisan selanjutnya penggunaan istilah National Technical Information Services disingkat NTIS.

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, yang selanjutnya disingkat BPPT adalah lembaga pemerintah non kementerian yang berada di bawah koordinasi Kementerian Negara Riset dan Teknologi namun bertanggung jawab langsung kepada Presiden Republik Indonesia, bertugas melaksanakan sebagian urusan pemerintah pusat di bidang pengkajian dan penerapan teknologi.

Perpustakan BPPT merupakan salah satu unit kerja dari Pusat Data, Informasi, Standarisasi (PDIS) yang bertugas melakukan pengumpulan, pengolahan dan pelayanan bahan pustaka serta pemasyarakatan hasil kaji terap teknologi BPPT.

Kegiatan yang dilakukan secara rutin oleh perpustakaan bervariasi. Variasi tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup organisasinya. Kegiatan tersebut mulai dari pengadaan, pengolahan sampai pada layanan. Sebelum dilayankan pada pemustaka, seluruh koleksi harus diolah agar pemustaka lebih mudah dalam menemukannya. Pengolahan koleksi merupakan proses penyiapan koleksi untuk dapat dilayankan pada pengguna (Rahayuningsih, 2007: 35). Pengolahan bahan pustaka tersebut diantaranya inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, memberikan label, dan penyusunan kartu katalog.

Salah satu kegiatan pengolahan diantaranya adalah klasifikasi. Menurut Yulia (2010,4.18) Klasifikasi merupakan proses pengelompokkan yaitu mengumpulkan benda yang sama serta memisahkan benda yang tidak sama. Penggunaan klasifikasi akan memudahkan kita dalam penelusuran terhadap benda-benda yang ingin kita peroleh secara cepat dan tepat. Benda-benda yang diklasifikasikan di perpustakaan adalah bahan pustaka yang merupakan koleksi perpustakaan.

Pada umumnya sistem klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan adalah hanya menggunakan satu sistem klasifikasi, tetapi di Perpustakaan BPPT menggunakan dua sistem klasifikasi yaitu NTIS dan DDC.

Dalam label koleksi dan penelusuran melalui OPAC,  muncul sistem klasifikasi NTIS, sehingga NTIS digunakan terutama untuk pemustaka. Sedangkan sistem klasifikasi DDC digunakan  untuk pihak internal, kerjasama antar perpustakaan. Pada awalnya DDC digunakan sejak berdirinya Perpustakaan BPPT sampai pada tahun 1982, dan pada tahun 1983 selanjutnya diubah menjadi sistem klasifikasi NTIS. Namun pada kenyataannya sistem DDC mulai digunakan kembali dari tahun 2010 sampai sekarang, tetapi DDC hanya digunakan sebagai penerusan dari sistem terdahulu, dan yang dipakai untuk penelusuran melalui OPAC dan label, termasuk katalog juga sistem klasifikasi NTIS.

Penggunaan kedua sistem klasifikasi tersebut memang berbeda. Sistem klasifikasi NTIS digunakan untuk penelususran melalui OPAC serta penggunaan label buku, sedangkan untuk DDC digunakan kembali karena alasan untuk kerjasama perpustakaan yaitu pertukaran data koleksi. Penggunaan kedua sistem klasifikasi tersebut memang diperlukan karena sistem klasifikasi NTIS pada umumnya banyak mencakup kelas utama mengenai teknologi, yang sesuai dengan lembaga induk BPPT.

Dalam  bidang perpustakaan klasifikasi merupakan penyusunan secara sistematik terhadap buku dan bahan pustaka lain dalam cara yang berguna agar memudahkan dalam pencarian informasi. Pedoman yang dipakai dalam klasifikasi dipilih salah satu skema tertentu, dan biasanya hanya menggunakan satu sistem klasifikasi, namun di Perpustakaan BPPT menggunakan dua sistem dalam pengolahan koleksi.

Penggunaan klasifikasi yang tepat dan konsisten, sangat membantu pemakai dalam mencari dan menemukan informasi yang diperlukan. Dalam setiap penggantian sistem klasifikasi tentunya merubah pola dari satu sistem ke sistem lainnya. Sehingga hal tersebut  merupakan salah satu alasan mengapa perpustakaan menggantikan sistem dari DDC ke sistem klasifikasi NTIS.

Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, untuk selanjutnya digunakan istilah BPPT menggunakan sistem pengklasifikasian koleksi dengan menggunakan NTIS  dalam pelabelan, serta Dewey Decimal Classification yang selanjutnya digunakan istilah DDC sebagai pertukaran sistem metadata perpustakaan.

NTIS merupakan database  lembaga di Departemen Perdagangan Amerika Serikat yang berfungsi sebagai repository pemerintah Amerika Serikat untuk hasil penelitian dan pengembangan serta informasi lainnya yang dihasilkan oleh dan untuk pemerintah serta berbagai sumber publik dan swasta seluruh dunia.  Sistem klasfikasi ini dikembangkan tahun 1950, dalam klasifikasi NTIS membagi kedalam 39 kelas utama. Sementara DDC dikembangkan sejak tahun 1873 oleh seorang pustakawan di Amherst College, Massachusussets negara bagian di Amerika Serikat, yang benama Melvil Dewey (Yulia, 2010: 4.23).  

Mengetahui hal mengenai penggunaan sistem klasifikasi NTIS dan DDC di Perpustakaan BPPT Jakarta, apakah memudahkan pengolahan koleksi di Perpustakaan BPPT dan mengetahui bagaimana tingkat efektifitas penggunaannya dari segi fungsi klasifikasi NTIS dan DDC tersebut. Peneliti tertarik dan ingin mengetahui lebih jauh mengenai efektifitas penggunaan sistem klasifikasi NTIS dan DDC terhadap pengolahan koleksi di Perpustakaan BPPT Jakarta.

1.2  Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan beberapa hal yang mungkin dapat dijadikan dasar pelaksanaan penelitian, yaitu:

1.    Bagaimana penggunaan notasi antara sistem klasifikasi NTIS dan DDC?

2.    Bagaimana penggunaan indeks  antara sistem klasifikasi NTIS dan DDC?

3.    Bagaimana tingkat efektifitas dalam hal keringkasan dan kecepatan penelusuran notasi?

4.    Bagaimana tingkat efektifitas dalam penggunaan sistem klasifikasi NTIS dan DDC?

1.3  Waktu dan Tempat Penelitian

a.    Waktu Penelitian

                             Waktu untuk penelitian dalam pembuatan skripsi ini ± 1 bulan, terhitung mulai pertengahan bulan Desesmber 2011 sampai dengan Januari 2012, berupa kegiatan wawancara mendalam kepada informan, yaitu pustakawan/staff yang bekerja pada bagian pengadaan dan pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan BPPT Jakarta serta observasi untuk mendapatkan data yang relevan.

b.   Tempat Penelitian

Tempat penelitian yaitu di Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi. Pusat Data, Informasi dan Standardisasi BPPT. Alamat: Jl. M.H. Thamrin No. 8 Jakarta Pusat.

1.4  Tujuan Penelitian

Berdasarkan sajian paparan permasalahan di atas, akhirnya dapat disajikan tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini, yaitu:

1.    Mengetahui bagaimana penggunaan notasi antara sistem klasifikasi NTIS dan DDC.

2.    Mengetahui bagaimana penggunaan indeks  antara sistem klasifikasi NTIS dan DDC.

3.    Mengetahui bagaimana tingkat efektifitas dalam hal keringkasan dan kecepatan penelusuran notasi.

4.    Mengetahui bagaimana tingkat efektifitas dalam penggunaan sistem klasifikasi NTIS dan DDC.

1.5  Manfaat Penelitian

      Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1.                            Manfaat bagi penulis

a.         Dapat mengetahui mengenai perbandingan efektifitas penggunaan sistem klasifikasi NTIS dan DDC terhadap pengolahan koleksi.

b.         Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada program studi S1 Ilmu Perpustakaan.

2.                            Manfaat bagi perpustakaan

Dapat dijadikan masukan bagi perpustakaan sebagai alat untuk mengevaluasi mengenai kebijakan penggunaan  di perpustakaan serta efektifitas penggunaan sistem klasifikasi NTIS dan DDC agar lebih baik lagi dari segi pelayanan, dan pengolahan bahan pustaka.

3.                            Manfaat bagi pembaca

Manfaat bagi pembaca adalah sebagai pengetahuan mengenai sistem klasifikasi DDC dan NTIS di Perpustakaan BPPT Jakarta dan mengetahui perbandingan dari kedua sistem klasifikasi tersebut.

4.                            Manfaat bagi dunia perpustakaan

     Dapat dijadikan pengetahuan mengenai hasil dari perbandingan kedua sistem yaitu sistem klasifikasi NTIS dan DDC serta mengetui kelebihan dan kelemahan masing-masing. Dalam sistem klasifikasi NTIS di dunia perpustakaan merupakan hal yang baru, jadi manfaat bagi dunia perpustakaan adalah bisa menjadikan sistem klasifikasi NTIS sebagai sistem klasifikasi di perpustakaan terutama untuk Perpustakaan yang khusus yang berkenaan dengan teknologi dan riset.

1.6  Penerapan Teori

Pada penelitian ini, perpustakaan khusus sebagai objek penelitian. Objek penelitian yang diamati yaitu Perpustakaan BPPT Jakarta. Pustakawan/staff yang diamati merupakan bagian dari sub bidang pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Sub bidang pengadaan dan pengolahan merupakan salah satu dari sub bidang lainnya yang memang mendukung dengan permasalahan yang diambil. Pada bagian pengolahan menggunakan dua sistem klasifikasi yaitu sistem klasifikasi NTIS dan DDC.

 

    

                                                    KEBIJAKAN

Gambar 1: Kerangka Berpikir Penelitian

(Sumber: Data Primer Peneliti, 2012)

1.7  Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan skripsi ini sebagai berikut,

Bab I     :    Pendahuluan, menyajikan latar belakang, rumusan masalah, waktu dan tempat penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, penerapan teori, dan sistematika penulisan.

Bab II    :    Tinjauan literatur, menyajikan perpustakaan, perpustakaan khusus, efektivitas perpustakaan, pengolahan koleksi, sistem klasifikasi NTIS, dan sistem klasifikasi DDC.

Bab II    :    Metode penelitian, menyajikan jenis dan metode penelitian, karakteristik penelitian kualitatif, informan kunci, jenis dan sumber data, teknik pengumpulan data, teknik pengolahan data, teknik analisis data.

Bab IV  :    Gambaran umum Perpustakaan BPPT, menyajikan sejarah Perpustakaan BPPT, visi dan misi Perpustakaan BPPT, struktur organisasi Perpustakaan BPPT, kegiatan dan fungsi Perpustakaan BPPT.

Bab V    :    Pembahasan dan alaisis data, menyajikan karakteristik informan kunci, analisis perbandingan notasi klasifikasi, dan analisis terhadap pengolahan.

Bab VI  :    Penutup, berisi simpulan dan saran.

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

2.1             Perpustakaan

Perpustakaan dalam bahasa Arab disebut maktabah, bibliotheca (bahasa Italia), bibliotheque (bahasa Perancis), bibliothek (bahasa Jerman), bibliotheek (bahasa Belanda). Perpustakaan merupakan sistem informasi yang dalam prosesnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian,dan penyajian (Lasa, 2009: 262). Bahan informasi tersebut meliputi bahan cetak maupun non cetak.

Perpustakaan merupakan tempat menyimpan, mengolah dan mencari informasi, dimana informasi tersebut dapat berbentuk bahan bacaan tercetak (buku, jurnal, referensi, dan bahan pustaka tercetak lainnya) maupun bahan bacaan dalam bentuk elektronik (electronic book, electronic jurnal, dan bahan bacaan bentuk elektronik lainnya)(Saleh dan Komalasari, 2009: 1.4).

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan merupakan tempat, gedung atau ruangan yang berisi informasi tercetak maupun non cetak yang dapat digunakan untuk bacaan, studi ataupun rujukan yang dikelola dengan sistem tertentu yang dapat dipergunakan oleh siapapun dan sumber informasi tersebut bukan untuk di jual.

Setiap perpustakaan didirikan dengan tujuan tertentu yang dilandasi sesuai dengan misinya. Oleh karena itu, organisasi, kegiatan-kegiatan, dan anggotanya berbeda-beda. Maka dari itu timbul penyebab adanya berbagai jenis perpustakaan dan fungsi yang berbeda-berbeda.

Faktor-faktor lainnya yang mempengaruhi timbulnya jenis perpustakaan adalah:

1.      Munculnya berbagai jenis media informasi, seperti media tercetak (buku, majalah, surat kabar) dan media grafis/elektronik, seperti film, foto, microfilm dan video)

2.      Adanya berbagai kelompok pembaca dalam masyarakat, misalnya anak-anak, pelajar, mahasiswa, ibu rumah tangga, remaja putus sekolah, dll.

3.      Adanya perbedaan minat serta derajat kedalaman informasi yang dibutuhkan pengguna walaupun mengenai subyek yang sama

4.      Adanya ledakan informasi, yakni pertumbuhan bahan pustaka yang cepat dan sangat banyak, sehingga tidak memungkinkan sebuah perpustakaan memiliki semuanya.

Pengertian lain mengenai persyaratan perpustakaan yaitu sebagai berikut.

1.      Adanya kumpulan bahan pustaka (buku, majalah, buku rujukan) dalam jumlah tertentu, dalam bentuk tercetak maupun elektronik/digital

2.      Bahan pustaka yang ada harus ditata berdasarkan sistem yang berlaku, diolah dan diproses (registrasi, klasifikasi, katalogisasi, dan di data) baik secara manual ataupun dengan cara konvensional

3.      Bahan pustaka yang telah diolah dan diproses tadi, harus ditempatkan di ruangan tertentu yang kita kenal dengan istilah perpustakaan.

4.      Perputaran/sirkulasi bahan pustaka harus dikelola oleh petugas yang professional yang mempunyai kemampuan mengelola peredaran bahan pustaka baik secara manual maupun yang sudah terotomasi.

5.      Ada pengguna perpustakaan, yang memanfaatkan koleksi bahan pustaka untuk kepentingan ilmu pengetahuan, penelitian, observasi, dan hal lainnya yang berkaitan dengan belajar dan menimba ilmu.

6.      Perpustakaan merupakan institusi yang menunjang Tridarma perguruan tinggi, bagi universitas ataupun institute, dan merupakan mitra bagi lembaga-lembaga lainnya baik yang formal maupun informal.

(Saleh dan Komalasari, 2009: 1.5).

    

2.2             Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang mengkhususkan diri dalam subyek koleksi bidang tertentu saja, misalnya bidang hukum, bidang musik, bidang teologi, dan sebagainya (Rahayuningsih, 2007: 5).

Perpustakaan khusus berada pada instansi atau lembaga tertentu, baik pemerintah maupun swasta, dan sekaligus sebagai pengelola dan penanggung jawabnya. Tugas pokoknya melayani pemakai dari kantor yang bersangkutan, sehingga koleksinya juga relatif terbatas yang berkaitan dengan misi dan tugas lembaga tersebut (Sutarno, 2006: 38).

   Ciri-ciri perpustakaan khusus antara lain adalah:

a.    Memiliki koleksi yang terbatas pada satu atau beberapa subjek.

b.   Memiliki informasi yang luas dan mendalam dalam bidang kekhususannya itu.

c.    Keanggotaan perpustakaan khusus biasanya terbatas, yaitu orang-orang yang berminat atau berkarya dalam bidang subjek koleksi perpustakaan itu.

d.   Ukuran perpustakaan khusus relatif kecil dan jumlah koleksinya relatif sedikit.

(Rahayuningsih, 2007: 5-6).

Tujuan didirikannya perpustakaan khusus biasanya untuk mendukung instansinya dengan cara menyediakan informasi bagi pegawai di lingkungan instansi tersebut guna memelihara dan meningkatkan pengetahuan pegawai yang bersangkutan (Saleh, 2009: 1.16). Oleh karena itu, koleksi yang ada biasanya terbatas dan hanya berkaitan dengan misi dan tugas lembaga yang bersangkutan. Perpustakaan khusus memiliki koleksi, pengelolaan, serta pemakainya yang sangat terbatas.  Karena adanya keterbatasan maka hendaknya perpustakaan melakukan kerjasama dengan berbagai pihak untuk meningkatkan layanan pada pemustaka dan dilakukan dalam bentuk dengan memanfaatkan sistem jejaring perpustakaan yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi (UU No.43/2007 Pasal 42 ayat 1-3).

Perpustakaan BPPT telah memenuhi syarat dari keterangan yang dikemukakkan di atas, dan juga Perpustakaan BPPT merupakan lembaga yang menyediakan informasi baik terceak maupun digital yang diolah menurut sistem tertentu dipergunakan oleh masyarakat BPPT khususnya dan masyarakat luas pada umumnya.

Perpustakaaan BPPT merupakan perpustakaan khusus, sebaiknya melakukan kerjasama baik itu kerjsama dalam bentuk koleksi maupun kerjasama pertukaran data koleksi. Kerja sama dan peran serta masyarakat adalah:

     1.  Perpustakaan melakukan kerjasama dengan berbagai pihak untuk meningkatkan layanan kepada pemustaka.

     2.  Peningkatan layanan kepada pemustaka sebagaimana dimaksudkan pada ayat (1) bertujuan untuk meningkatkan jumlah pemustaka yang dapat dilayani dan meningkatkan mutu layanan perpustakaan.

     3.  Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan peningkatan layanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan memanfaatkan sistem jejaring perpustakaan yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

     (UU No. 43 Tahun 2007 Pasal 42 ayat 1-3)

2.3             Efektifitas Perpustakaan

Efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar/doing the right things. Agar efektif dan efisien dalam mengkomunikasikan informasi, jasa dan fasilitas perpustakaan kiranya perlu memperhatikan 1). Keterbukaan; 2). Empati; 3). Dukungan; 4). Sikap positif, dan 5). Kesetaraan.

      (Lasa, 2009: 73).

Kualitas pelayanan informasi suatu perpustakaan sulit diketahui dengan pasti/exact karena belum adanya standar yang disepakati dalam penilaian mutu pelayanan dan fungsinya. Sarana evaluasi yang ada, masih dianggap belum mampu mencerminkan masalah yang ada, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

2.4             Pengolahan Koleksi

       Pengolahan dilakukan sebelum koleksi dilayankan pada pemustaka. Kegiatan kerja pengolahan meliputi:

      2.4.1 Inventarisasi

                 Inventarisasi adalah kegiatan:

a.       Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk

b.      Memberi nomor induk/inventaris setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan

c.       Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima

d.      Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku

e.       Memberi cap/setempel milik pada setiap buku, pada halaman tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.

Menurut Rahayuningsih (2007: 36) kumpulan catatan dalam bentuk matriks mengenai identitas yang dimiliki oleh perpustakaan pada umumnya mencatat hal-hal sebagai berikut:

a.       Tanggal pemesanan

b.      Tanggal penerimaan

c.       Tanggal pembayaran

d.      Tanggal inventaris

e.       Nomor inventaris

f.       Judul

g.      Pengarang

h.      Edisi

i.        Kota terbit

j.        Penerbit

k.      Tahun terbit

l.        Jumlah eksemplar

m.    Bahasa

n.      Asal

o.      Harga satuan

p.      Keterangan

Sebelum pencatatan data, perlu juga dilakukan hal-hal sebagai berikut

a.       Pemberian cap perpustakaan

      Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik koleksi

b.      Pemberian cap inventaris

      Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventaris.

c.       Pemberian nomor inventaris

      Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau campuran huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi  yang dimiliki perpustakaan.

d.      Pencatatan ke dalam basis data inventaris

      Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris.

(Rahayuningsih, 2007: 37-39).

2.4.2 Katalogisasi

Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar keterangan lengkap suatu koleksi yang disusun berdasar aturan tertentu (Rahayuningsih, 2007: 43).

Katalogisasi mencakup dua hal pokok, yaitu katalogisasi subjek dan katalogisasi deskriptif.

a.      Katalogisasi subjek

Katalogisasi subjek biasanya dikaitkan dengan tajuk subjek, maupun dengan klasifikasi. Subjek yang telah ditentukan tersebut akan menjadi patokan untuk mencari tajuk subjek pada pedoman tajuk subjek.

b.      Katalogisasi deskriptif

Katalogisasi deskriptif berarti menyediakan informasi bibliografis pada berkas katalog (Sulistyo-Basuki, 1991).

Katalog perpustakaan baik dalam bentuk digital maupun nondigital memuat bagian-bagian sebagai berikut:

a.       Nomor panggil (call number)

Nomor panggil merupakan kesatuan kode yang terdiri dari notasi klasifikasi, tiga huruf pengarang, satu hurup judul.

b.      Tajuk (heading)

Tajuk merupakan titik akses pertama pada katalog ketika mencari koleksi perpustakaan.

c.       Informasi bibliografi

Informasi bibliografi adalah data-data terbitan suatu bahan pustaka.

d.      Jejakan (tracing)

Jejakan adalah sebuah cantuman acuan yang berupa nama atau judul dari sebuah bahan pustaka yang disajikan dalam katalog.

(Rahayuningsih, 2007: 72-73).

        Setelah kegiatan katalogisasi selesai, selanjutnya memberi kelengkapan pada buku, sehingga siap dilayankan kepada pengguna.  Kelengkapan yang perlu disiapkan antara lain:

a.         Label nomor panggil

          Label nomor panggil yaitu lembaran kertas persegi dengan ukuran tertentu untuk keperluan mencantumkan nomor panggil yang ditempelkan pada punggung buku (Rahayuningsih, 2007: 74).

b.         Kartu buku

          Kartu buku berfungsi sebagai kendali terhadap sirkulasi buku. Dri kartu buku dapat diketahui beberapa hal, yaitu:

            a. Apakah buku ada dalam pinjaman dan jika dalam kondisi pinjam, kapan seharusnya dikembalikan.

            b.          Berapa kali buku tersebut dipinjam dalam waktu tertentu misalnya setiap enam bulan atau setiap tahun.

            c.  Kantong  buku

                 Kantong  buku berfungsi untuk menyimpan kartu buku jika buku dalam kondisi tidak sedang dipinjamkan. Untuk menjaga kesesuaian antara kartu buku dan pengembalian buku, maka pada kantong buku diberi identitas sebagai berikut:

                 1.  Nomor panggil

                 2. Tajuk entri utama

                 3.  Judul buku

                 4.  Nomor induk buku

   d. Slip tanggal kembali

                 Slip tanggal kembali berfungsi untuk:

1.  Mengingatkan kepada peminjam kapan buku harus dikembalikan

2. Mengetahui berapa kali buku tersebut dipinjam.

   e. Barcode

Barcode yaitu kode-kode yang menunjukkan data bibliografi buku. Digunakan oleh perpustakaan yang pelayan sirkulasinya sudah menggunakan sistem barcode.

                         (Yulia dan B. Mustafa, 2010: 8.7-8.10).

            Charles Ami Cutter (Needham, 1971) sebagaimana dikutip oleh Yulia (2010: 1.13) merumuskan bahwa tujuan katalog adalah

1.      Untuk memungkinkan pengguna menemukan bahan pustaka, jika yang diketahui dari bahan pustaka itu adalah:

a.       Nama pengarang,

b.      Judul,

c.       Subjek.

2.      Untuk menunjukkan karya-karya yang dimiliki perpustakaan

a.       Oleh pengarang tertentu,

b.      Mengenai subjek tertentu,

c.       Dalam jenis (atau bentuk) literature tertentu.

3.      Untuk membantu dalam pemilihan buku dari segi

a.       Edisinya,

b.      Karakternya.

2.4.3  Klasifikasi

klasifikasi adalah penggolongan atau pengelompokan buku berdasarkan subyek atau isi buku yang bersangkutan (Yusup, 2005: 40).

   Secara umum klasifikasi terbagi dalam dua jenis, yaitu

a.       Klasifikasi Artifisial (artificial classification)

Klasifikasi artificial yaitu mengklasifikasi bahan pustaka berdasarkan sifat-sifat yang kebetulan ada pada bahan pustaka tersebut. Sebagai contoh pengklasifikasian berdasarkan warna kulit buku, atau ukuran tinggi buku, judul buku, atau pengarang buku (Yulia, 2010: 4.18).  

b.      Klasifikasi Fundamental (fundamental classification)

Klasifikasi bahan pustaka berdasarkan isi atau subyek buku, yaitu sifat yang tetap pada bahan pustaka meskipun kulitnya berganti-ganti atau formatnya diubah (Suwarno, 2007: 66).

Tujuan klasifikasi Bahan Pustaka adalah

1.      Menghasilkan urutan yang bermanfaat

             Penempatan yang tepat

2.      Penyusunan mekanis

3.      Tambahan dokumen baru

4.      Penarikan dokumen dari rak

            (Yulia, B.Mustafa, 2010: 4.19-4.20).

        Cara menggolongkan atau mengklasifikasikan buku terdapat dua langkah yaitu:

                 a. Menetapkan Subjek Buku

klasifikasi yang umum digunakan pada perpustakaan sekarang ini yaitu klasifikasi fundamental. Analisis subyek merupakan hal yang sangat penting  dan memerlukan kemampuan intelektual, karena disinilah bahan pustaka ditentukan tempatnya dalam golongannya (Suwarno, 2006: 67). Tiga bagian besar analisis subjek adalah pada disiplin ilmu, yaitu buku yang dianalisis harus masuk ke dalam disiplin ilmu tertentu; objek bahasan atau fenomena, yaitu setelah ditemuka disiplin ilmu tertentu buku tersebut harus jelas membahas tentang suatu kajian atau fenomena tertentu.

                 b. Menentukan Nomor Klasifikasi

subyek dari buku yang telah ditentukan, maka langkah berikutnya adalah menentukan nomor klasifikasi.

Dalam menentukan sistem klasifikasi yang akan digunakan di perpustakaan, maka perlu dilihat terlebih dahulu sistem klasifikasi tersebut.  Sistem klasifikasi harus mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

a.    Bersifat Universal

Suatu bagan klasifikasi yang baik adalah bersifat universal, yaitu meliputi seluruh  bidang ilmu pengetahuan, dengan demikian berbagai pihak dari berbagai disiplin ilmu dapat menggunakan system klasifikasi tersebut.

b.    Pembagian kelasnya logis dan konsisten

Bagan klasifikasi yang baik adalah terinci dalam membagi  bidang-bidang ilmu pengetahuan.

c.    Luwes (flexible)

Ilmu pengetahuan senantiasa berkembang, maka dari itu susunan bagan hendaknya luwes selalu dapat menampung subjek yang baru tanpa merusak bagan yang sudah ada.

d.   Mempunyai notasi yang sederhana

Bagan hendaknya menggunakan notasi (kode/lambang) yang mudah diingat.

e.    Sistematis

Susunan bagan klasifikasi yang baik menggunakan sistem tertentu agar memudahkan bagi para pemakainya.

f.     Mempunyai Indeks

Indeks merupakan suatu daftar kata atau istilah yang disusun secara sistematis, masing-masing mengacu ke suatu tempat.

g.    Mempunyai Badan Pengawas

Suatu sistem klasifikasi yang baik mempunyai satu badan yang bertugas memantau dan mengawasi perkembangan badan klasifikasi sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.

   (Yulia dan B.Mustafa, 2010: 4.21 – 4.22).

        Dalam menentukan nomor klasifikasi, classifier  terlebih dahulu menentukan subyek yang terdapat dalam koleksi tersebut. Langkah-langkah untuk menentukan subyek diantaranya adalah:

1.    Judul buku kadang-kadang dengan mudah memberikan petunjuk tentang apa isinya

2.    Daftar isi sebuah buku, apalagi yang cukup terperinci biasanya merupakan petunjuk yang dapat dipercaya

3.      Apabila dari daftar isi tidak jelas, atau tidak ada daftar isi, bibliografi atau sumber yang dipakai untuk menyusun buku itu dapat memberikan petunjuk yang bermanfaat.

4.      Bacalah sepintas lalu kata pengantar atau pendahuluan buku itu yang biasanya memberikan informasi tentang sudut pandangan penulis tentang subyeknya ruang lingkup persoalannya, untuk pembaca yang bagaimana buku itu ditulis dan keterangan lain yang berguna untuk mengklasirnya.

5.      Apabila keempat langkah tersebut di atas belum memadai untuk menentukan subyek buku itu, maka kita terpaksa membaca sebagian teks buku itu atau mencari sumber informasi lain seperti bibliografi katalog penerbit, timbangan buku pada majalah ilmiah dan buku referensi lainnya, bahkan meminta pertolongan dari orang yang ahli.

(Hamakonda, 2008: 15-16).

       Dalam mengklasifikasi bahan pustaka, terkadang antar classifier satu dengan yang lainnya menghasilkan notasi kelas yang berbeda. Hal ini bisa terjadi karena memang adanya penggunaan pedoman  yang berbeda. Misalnya antara DDC edisi ringkas dengan DDC edisi lengkap, terlebih apabila ada pergantian edisi baru. Dalam setiap penggantian ke buku pedoman baru pustakawan dituntut untuk segera menyesuaikan setiap notasi kelas dengan cara pemeliharaan katalog perpustakaan. Pustakawan harus proaktif menghadapi segala kemungkinan yang setiap saat terjadi di perpustakaan baik terhadap bahan pustaka, aspek penentuan notasi kelas, tata ruang, kemanan, teknologi informasi serta tuntutan pemustaka yang dinamis (Triyono, 2010: 49).

2.4.4  Tajuk Subjek

Tajuk subjek adalah terjemahan dari istilah subject heading. Dalam ALA Glossary of Library and Information Science (1983) subject heading didefinisikan sebagai berikut:

An access point to a bibliographic record, consisting of a word or phrase which designates the subject of the work (s) contained in the bibliographic item.

Dari definisi di atas dapat diartikan bahwa tajuk subjek adalah sebuah titik akses untuk sebuah cantuman bibliografi yang berisi kata atau frasa mengenai subjek dari sebuah karya yang dimuat dalam sebuah bibliografi karya tersebut (Yulia dan B.Mustafa, 2010: 7.3).

Definisi lain menyebutkan bahwa tajuk subjek adalah suatu kata atau kelompok kata yang menunjukkan suatu subjek, berfungsi untuk menempatkan suatu dokumen dengan tema yang sama ke dalam satu jajaran katalog atau bibliografi (Lasa, 2009: 330).

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa tajuk subjek merupakan kata atau kelompok kata yang menunjukan subjek yang mempunyai isi/materi yang sama.

Ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam penyusunan tajuk subjek, yaitu:

1.    Tajuk subjek untuk keperluan pengguna

Penyediaan sarana temu kembali informasi, perlu kita memperhatikan kepentingan pengguna.

2.      Satu istilah untuk semua

Tajuk subjek merupakan istilah yang bersifat baku, artinya satu kata atau istilah yang dipilih untuk suatu subjek berlaku untuk semua buku yang mempunyai subjek sama, sekalipun satu buku dengan lainnya berbeda-beda dalam menggunakan istilah untuk subjek tersebut.

3.      Penggunaan istilah yang biasa digunakan

Dalam memilih istilah untuk tajuk subjek, kita harus mengutamakan penggunaan istilah yang biasa digunakan dalam masyarakat.

4.      Penggunaan istilah yang spesifik

Penggunaan istilah dalam tajuk subjek, kita harus memilih istilah yang spesifik dan bukan memilih istilah yang mempunyai cakupan umum.

5.        Jumlah tajuk subjek untuk setiap buku

Dalam menentukan tajuk subjek yang akan dibuat untuk setiap buku, tidak ada ketentuan yang pasti. Tetapi ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan, antara lain:

a.  masyarakat pemakai, jika masyarakat pemakai banyak memerlukan informasi untuk penelitian, maka akan diperlukan tajuk subjek lebih lengkap dibandingkan dengan perpustakaan taman kanak-kanak.

b.  faktor ekonomi, jika karena keterbatasan biaya terpaksa membatasi jumlah penyediaan katalog, kemungkinan pembuatan tajuk subjek perlu dibatasi.

6.        Penggunaan penunjukan

     Beragamnya penggunaan istilah dan jenis serta tingkatan masyarakat pemakai perpustakaan, maka disamping penggunaan berbagai istilah dalam tajuk subjek, perlu dipertimbangkan pula adanya penggunaan penunjukan silang dalam tajuk subjek.

              (Yulia dan B.Mustafa, 2010: 7.6 - 7.7).

Jika dilihat dari segi tata bahasa, maka istilah-istilah tajuk subjek bisa dalam bentuk kata benda tunggal, jamak atau terdiri dari beberapa kata. Menurut jenisnya, tajuk subjek dibedakan dalam beberapa bentuk, yaitu:

1.         Tajuk tunggal

Yang dimaksud dengan tajuk tunggal adalah tajuk yang berasal dari kata benda tunggal. Kata benda tunggal merupakan jenis tajuk subjek yang paling ideal, karena bentuknya paling sederhana dan mudah dipahami.

2.         Tajuk ganda

                   Tidak semua tajuk bisa dinyatakan dengan kata benda tunggal. Sebuah tajuk biasanya memerlukan kata majemuk atau frasa. Untuk itu perlu penggabungan kata tunggal, baik dalam bentuk frasa atau bentuk lainnya.

3.      Tajuk dengan subdivisi

Dalam perpustakaan yang mempunyai koleksi besar, subjek perlu dibuat lebih rinci, karena tajuk sederhana saja tidak selalu dapat menjawab pertanyaan pemakai katalog dengan cepat dan memuaskan.

                   (Yulia dan B. Mustafa, 2010: 7.8 – 7.9).

2.4.5  Indeks

Indeks adalah petunjuk yang berupa angka, huruf maupun tanda lain untuk memberikan pengarahan kepada pencari informasi bahwa informasi yang lebih lengkap maupun informasi yang terkait dapat ditemukan pada sumber yang ditunjuk tadi (Lasa, 2009: 110). Indeks dapat digunakan untuk menunjukkan kumpulan istilah bidang tertentu.

Indeks memiliki fungsi untuk memberikan informasi yang lebih lengkap dan tepat, dan memerinci subyek menjadi unit-unit pengertian yang lebih kecil. Indeks juga berfungsi untuk membantu dalam mencari suatu subyek.

Dalam DDC, terdapat indeks relatif untuk mencari notasi suatu subyek. Pada indekas relatif terdapat sejumlah istilah yang disusun secara abjad. Cara yang paling cepat untuk menemukan notasi suatu subjek adalah melalui indeks relatif (Zen, 2009: 29). Menentukan notasi hanya melalui dan berdasarkan indeks relatif saja tidak dapat dibenarkan. Setelah suatu subjek diperoleh notasinya dalam indeks relatif, harus diadakan pengecekan dengan notasi yang terdapat dalam bagan. Dalam klasifikasi lainnya seperti NTIS juga terdapat indeks. Penggunaan indeks pada NTIS juga sama dengan DDC, termasuk susunannya juga secara abjad.

Dalam DDC terdapat IV volume. Volume IV DDC merupakan tabel yang berisi indeks relatif dari notasi-notasi yang tercantum pada volume I sampai volume III. Indeks relatif bermanfaat bagi para petugas klasifikasi untuk membantu dalam menempatkan subjek pada notasi yang paling sesuai.

Langkah-langkah dalam menggunakan indeks relatif adalah sebagai berikut:

a.    Gunakan istilah subjek untuk menelusur jenis subjek sesuai hasil analisis subjek.

b.    Apabila dalam indeks istilah subjek dikaitkan dengan istilah-istilah subjek lain, pilih istilah subjek yang sesuai dengan disiplin yang dibahas dalam buku yang diklasifikasi.

c.    Apabila notasi telah dipilih, periksa kembali ke dalam tabel (bagan) untuk menguji kebenaran dari notasi.

(Suwarno, 2007: 107).

2.5             Sistem Klasifikasi NTIS

NTIS merupakan database  lembaga di Departemen Perdagangan Amerika Serikat yang berfungsi sebagai repository pemerintah Amerika Serikat untuk hasil penelitian dan pengembangan serta informasi lainnya yang dihasilkan oleh dan untuk pemerintah serta berbagai sumber publik dan swasta seluruh dunia. NTIS sebagai pusat sumber daya terbesar untuk pemerintah, rekayasa teknik, dan informasi bisnis di Departemen perdagangan Amerika Serikat.

NTIS database contains summaries of scientific, technical, engineering, and business information products acquired by NTIS from 1964 to the present (Suliestyowati dan Eka, 2010: 2). NTIS berisikan ringkasan ilmiah, rekayasa teknis dan produk bisnis informasi.

Selama lebih dari 60 tahun NTIS telah dipercayakan di bidang bisnis, universitas, dan akses publik. Sekitar 3 juta publikasi yang mencakup lebih dari 350 bidang studi. Tujuan dari NTIS adalah untuk mendukung misi Departemen Perdagangan Amerika Serikat untuk meningkatkan pertumbuhan ekonomi nasional dengan menyediakan akses ke informasi yang merangsang inovasi dan penemuan. (Hukum Publik 102-245, pasal 108 Keunggulan Teknologi Amerika Act 1991, dalam laporan Akbar Ramadhan 2010).

Skema klasifikasi NTIS yang dikembangkan oleh Departemen Perdagangan Amerika Serikat sejak tahun 1950. Dikelompokkan dalam 39 kategori subyek mulai dari 41 (manufacturing technology)  hingga kelas 99 (chemistry). (Suliestyowati dan Eka, 2010: i).

NTIS membagi ke dalam 39 subyek (kelas utama) dan sub kelas tersusun secara alfabetis dari A sampai dengan Z. Sementara  untuk pencantuman nomor NTIS terdiri dari minimal dua digit (Kiemas, 2007:1).

Berikut disajikan subyek utama  yang terdapat dalam kelas NTIS.