Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI Tahun 2009

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Arus informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu pesat, menjadikan perpustakaan sebagai salah satu tempat untuk menghimpun dan menyebarkan informasi tersebut kepada pengguna. Bagi sebagian besar masyarakat, perpustakaan merupakan bagian dari kebutuhan yang harus dipenuhi dalam kehidupannya, terutama masyarakat, pelajar, mahasiswa dan kelompok-kelompok tertentu lainnya. Keberadaan dan pemberdayaan perpustakaan sudah menjadi komitmen pemerintah, bahwa perpustakaan diharapkan dapat berfungsi menjadi fasilitas pembelajaran bagi masyarakat yang sesuai dengan pencanangan gerakan pemberdayaan perpustakaan di masyarakat, program tersebut melalui program pengembangan perpustakaan dan budaya baca dengan kegiatan pengembangan minat dan pembinaan perpustakaan, pengembangan minat dan kebiasaan membaca, pengembangan program dan kajian perpustakaan.

Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan jasa lainnya (Sutarno, 2006:1). Perpustakaan bukan hanya sebagai tempat menyimpan buku, tetapi perpustakaan dapat berfungsi sebagai salah satu pusat informasi.

Salah satu jenis perpustakaan yang ada adalah Perpustakaan Nasional. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Perpustakaan Nasional adalah lembaga pemerintah non departemen yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara.

Sistem layanan terbuka merupakan layanan yang membebaskan pengunjung untuk memilih buku di rak. Sistem terbuka adalah sistem layanan yang memungkinkan pengguna masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang diinginkan dari jajaran koleksi perpustakaan (Rahayuningsih (ed), 2007:93). Perpustakaan Nasional RI menyediakan layanan terbuka, sehingga pengguna dapat memilih dan mengambil sendiri koleksi yang diinginkan.

Fungsi perpustakaan adalah suatu tugas atau jabatan yang harus dilakukan di dalam perpustakaan tersebut. Pada prinsipnya sebuah perpustakaan mempunyai tiga kegiatan utama yaitu : (1) menghimpun, (2) memelihara, (3) memberdayakan semua koleksi bahan pustaka (Sutarno, 2006:72). Salah satu fungsi yang dikemukakan, yaitu memberdayakan semua koleksi bahan pustaka, maka Perpustakaan Nasional juga menyediakan jenis layanan sirkulasi, sehingga anggota Perpustakaan Nasional dapat menggunakan dan meminjam bahan pustaka yang ada.

Kebutuhan pengguna akan informasi yang tinggi dan berkembangnya informasi tersebut membuat Perpustakaan Nasional RI menyelenggarakan jenis layanan sirkulasi agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pengguna. Salah satu pemberian layanan secara maksimal pada pengguna yaitu dengan menggunakan peralatan yang berteknologi tinggi, yang diharapkan dapat membantu kegiatan layanan sirkulasi, diantaranya penerapan sistem RFID (Radio Frequency Identification), memperpanjang masa peminjaman dapat dilakukan secara fleksibel, yaitu dapat dilakukan melalui telepon pada jam kerja.

Berdasarkan uraian di atas, penulis terdorong untuk menulis tugas akhir dengan judul Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, rumusan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut,

1. Bagaimana mekanisme kerja dalam kegiatan layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI?

2. Bagaimana prosedur layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI?

3. Kendala apa yang dihadapi dalam kegiatan layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI?

4. Upaya apa yang dilakukan dalam mengatasi kendala pada layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI?

5. Bagaimana kesesuaian antara teori dengan praktik dalam layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI?

C. Tujuan dan Manfaat Penulisan

1. Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk,

a. Menjelaskan bagaimana sistem layanan sirkulasi yang digunakan pada Perpustakaan Nasional RI.

b. Menjelaskan bagaimana prosedur layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI.

c. Menjelaskan kendala yang dihadapi dalam layanan sirkulasi pada Perpustakaan Nasional RI.

d. Menjelaskan upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala pada layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI.

e. Menjelaskan kesesuaian antara teori dengan praktik dalam layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI.

2. Manfaat Penulisan

Manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai,

a. Sarana untuk mendalami bidang perpustakaan.

b. Memberi informasi dan gambaran tentang layanan sirkulasi bahan pustaka pada Perpustakaan Nasional RI.

c. Masukan bagi petugas perpustakaan untuk meningkatkan kualitas layanan pada pengguna.

D. Metode

Metode yang digunakan meliputi,

1. Pengumpulan Data

Untuk mengumpulkan data tugas akhir ini, digunakan beberapa metode, antara lain:

a. Metode Observasi

Observasi biasa diartikan sebagai pengamatan dan pencatatan dengan sistematis atau fenomena-fenomena yang diteliti (Hadi, 2004:151). Kegiatan yang diambil yaitu melakukan pengamatan secara langsung untuk memperoleh data mengenai layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI. Observasi dilakukan pada mulai tanggal 8 Pebruari 2010 – 13 Pebruari 2010.

b. Metode Wawancara

Wawancara merupakan kegiatan atau metode pengumpulan data yang dilakukan dengan bertatapan langsung dengan responden, sama seperti penggunaan daftar pertanyaan (Daniel, 2003:143). Kegiatan wawancara ini ditujukan kepada petugas Perpustakaan Nasional yaitu ibu Dra. Ratu Atibah Mulyani, M.Si.

c. Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka bertujuan untuk mendapatkan informasi secara lengkap, serta menentukan tindakan yang akan diambil sebagai langkah penting dalam kegiatan ilmiah untuk mengetahui lebih detail, serta memberikan kerangka berpikir (Subagyo, 1997:19). Di sini sumber referensi yang berhubungan dengan layanan sirkulasi dicari, dicatat, dan dibaca. Sumber referensi berasal dari pembelian dan peminjaman. Hal ini dilakukan agar dapat memperkaya sumber referensi yang dibutuhkan.

2. Pengolahan Data

Dalam mengolah data digunakan metode deskriptif. Metode deskriptif dapat diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan subyek atau objek penelitian (seseorang, lembaga, masyarakat, dan lain-lain) pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya (Nawawi, 1995:63). Metode deskriptif digunakan untuk mengolah data agar mudah dimengerti dan dipahami dengan menjelaskan kejadian atau peristiwa yang terjadi sekarang.

E. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini sebagai berikut,

Bab I : Pendahuluan

Bab I berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, metode, dan sistematika penulisan.

Bab II : Landasan Teori

Bab II berisi penjelasan-penjelasan secara teoritis berkaitan dengan objek yang ditulis mengenai pengertian layanan sirkulasi, tujuan dan fungsi layanan sirkulasi, prosedur layanan sirkulasi, dan sistem layanan sirkulasi.

Bab III : Gambaran Umum Perpustakaan Nasional RI

Bab III berisi lokasi Perpustakaan Nasional RI, sejarah singkat Perpustakaan Nasional RI, visi dan misi Perpustakaan Nasional RI, struktur organisasi Perpustakaan Nasional RI, dan kegiatan Perpustakaan Nasional RI.

Bab IV : Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI

Bab IV berisi mengenai sistem layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI, prosedur layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI, kendala yang dihadapi pada layanan sirkulasi, upaya-upaya untuk mengatasi kendala, dan kesesuaian antara teori dengan praktik

Bab V : Simpulan dan Saran

Bab V berisi simpulan dan saran.

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi di perpustakaan merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan dengan pengguna perpustakaan. Pengertian layanan sirkulasi adalah layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi (Rahayuningsih (ed), 2007:95). Layanan sirkulasi merupakan denyut dari semua kegiatan layanan perpustakaan karena pada bagian sirkulasi merupakan jasa yang bisa dirasakan langsung oleh pengguna perpustakaan.

Kegiatan pada bagian sirkulasi meliputi pendaftaran anggota perpustakaan, peminjaman koleksi, pengembalian dan atau perpanjangan, penagihan, pemberian sanksi, waktu layanan, sistem peminjaman, dan pembuatan statistik pengunjung. Layanan yang cepat, tepat, mudah, akurat, dan berorientasi pada pemustaka agar mereka puas (Lasa, 2009:187). Layanan yang baik dan optimal merupakan asset penting dalam dunia perpustakaan.

Sistem layanan sirkulasi yang diterapkan diantaranya adalah sistem manual dan sistem terautomasi. Sistem manual merupakan sistem dalam layanan sirkulasi yang masih menggunakan cara-cara manual. Sementara sistem layanan sirkulasi yang sudah terautomasi, keseluruhan aktivitas layanan sirkulasi dikerjakan dengan memanfaatkan fasilitas komputer.

B. Tujuan dan Fungsi Layanan Sirkulasi

1. Tujuan Layanan Sirkulasi

Jenis layanan yang sering berhadapan dengan pengunjung adalah layanan sirkulasi. Menurut Lasa dalam buku Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan (1995:1) tujuan layanan sirkulasi antara lain,

a. Pengunjung dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin.

b. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, di mana alamatnya, serta kapan koleksi itu harus kembali.

c. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, sehingga keamanan bahan pustaka akan terjaga.

d. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

e. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

2. Fungsi Layanan Sirkulasi

Fungsi layanan sirkulasi menurut Sulistyo-Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:257) antara lain,

a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.

b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustakaan.

c. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.

d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.

e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.

g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.

h. Membuat statistika peminjaman.

i. Peminjaman antar perpustakaan.

j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, jaket, mantel dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.

k. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.

C. Prosedur Layanan Sirkulasi

Tugas pokok layanan sirkulasi ada dua yaitu,

1. Peminjaman Buku

Tidak semua pengunjung perpustakaan senang membaca di perpustakaan, terutama untuk buku-buku fiksi. Bahan pustaka berupa fiksi, pengunjung lebih tertarik untuk membaca di rumah karena tidak cukup membaca dalam waktu yang singkat, sehingga bahan pustaka tersebut dipinjam untuk dibawa pulang. Pada layanan peminjaman ini diperlukan adanya sistem yang menjamin keselamatan koleksi sehingga koleksi akan awet dan memperkecil hilangnya koleksi.

Metode peminjaman sering disebut juga dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Sistem peminjaman banyak perubahan mulai dari manual hingga komputerisasi. Sistem apapun yang dipakai tentunya dengan situasi dan kondisi dari perpustakaan itu sendiri baik petugas perpustakaan sendiri maupun dari pemustaka itu sendiri. Karena sistem yang bagus belum tentu petugas perpustakaan bisa menggunkan dari sistem itu sendiri. Sehingga sumber daya alam sangat mempengaruhi dari layanan ini.

Pada dasarnya jenis-jenis sistem kendali sirkulasi ada 2 (dua) yaitu,

a. Sistem peminjaman terbuka (open access system)

sistem peminjaman terbuka ialah setiap pengguna diperbolehkan untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang diinginkan dari jajaran koleksi perpustakaan.

Keuntungan dan kerugian dari sistem terbuka menurut Rahayuningsih (ed) dalam buku Pengelolaan Perpustakaan (2007:93-95) adalah,

1. Menghemat tenaga, karena petugas tidak perlu mengembalikan koleksi yang akan dipinjamnya.

2. Memberikan kepuasan kepada pengguna karena bisa memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya secara langsung ke jajaran koleksi,

3. Memungkinkan memilih judul lain yang sesuai, apabila tidak menemukan koleksi yang dicari.

Kerugian dari sistem layanan terbuka yaitu,

1. Memerlukan tenaga ekstra untuk mengembalikan dan membetulkan koleksi yang salah di rak

2. Koleksi akan lebih cepat rusak

3. Memerlukan ruangan yang relatif lebih luas, sehingga pengguna lebih leluasamemilih koleksi di rak.

4. Susunan koleksi di rak menjadi mudah rusak.

b. Sistem peminjaman tertutup (close access system)

Sistem tertutup merupakan sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pengguna mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan, sehingga petugas perpustakaan yang mengambilkan koleksinya.

Keuntungan dan kerugian sistem layanan tertutup menurut Rahayuningsih (ed) dalam buku Pengelolaan Perpustakaan (2007:94) adalah,

Keuntungan sistem layanan tertutup yaitu,

1. memungkinkan susunan rak dipersempit antara satu dengan lainnya, sehingga menghemat ruangan.

2. Susunan koleksi di rak lebih teratur dan tidak mudah rusak, karena mengambil dan mengembalikannya oleh petugas.

3. Faktor kehilangan dan kerusakan koleksi bisa diperkecil.

Kerugian sistem layanan tertutup antara lain,

1. Petugas banyak mengeluarkan energi untuk melayani peminjaman

2. Prosedur peminjaman tidak bisa cepat

3. sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam

4. Peminjam sering tidak puas apabila koleksi yang dipinjam tidak sesuai dengan yang dikehendakinya.

2. Sistem Pengembalian

Tugas yang kedua bagian sirkulasi yaitu melayani pengguna yang akan mengembalikan buku-buku yang telah dipinjam. Pada setiap perpustakaan tentu ada peraturan dalam hal waktu peminjaman, contohnya satu atau dua minggu. Adakalanya peminjam dapat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya sebelum waktunya, tepat waktu bahkan terlambat. Sehingga peraturan mengenai pengembalian sangat perlu sehingga proses layanan sirkulasi dapat berjalan secara baik.

D. Sistem Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah suatu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku (Darmono, 2007:174). Dengan adanya layanan sirkulasi diharapkan pengguna dapat memanfaatkan koleksi bahan pustaka dengan maksimal.

Sistem yang dapat diterapkan dalam layanan sirkulasi adalah sistem manual dan sistem terutomasi.

1. Sistem manual

Sistem manual ini seluruh kegiatan layanan sirkulasi masih menggunakan cara-cara yang manual. Bebarapa sistem yang dapat digunakan antara lain,

a. Sistem buku/kartu besar.

Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjam mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir buku besar (Sulistyo-Basuki,1991:260). Pada sistem buku besar ini, kolom diisi sesuai data buku, kemudian peminjam membubuhkan tanda tangan peminjam pada saat transaksi peminjaman, sementara pada pengembalian, maka petugas yang membubuhkan tanda tangan pada kolom tanda tangan petugas.

b Sistem sulih (dummy system)

Sistem sulih (dummy system) adalah sistem peminjaman pustaka dengan cara setiap buku diberi lembaran kertas berisi nama pengarang, nomor pustaka, judul buku, dan tanggal peminjaman (Lasa, 2009:317). Apabila bahan pustaka dipinjam, lalu lembaran tersebut ditlis nama atau nomor peminjam stelah tanggal pinjam lalu diletakan di rak tempat buku itu sebagai ganti / sulih.

c. Sistem bon pinjam

Pada sistem ini disediakan berkas untuk pencatatan / bon pinjam yang berisi: nama peminjam, nomor anggota/klas, judul buku, pengarang, tanggal pinjam dan kembali, tanda tangan peminjam (Rahayuningsih (ed), 2007:100). Saat terjadi transaksi peminjaman, bon diisi kemudian disimpan pada order dan disusun secara alfabetis nama peminjam.

d. Sistem kartu

Pada sistem ini setiap anggota dibuatkan kartu berukuran 6 X 18 cm. Berisi informasi nama peminjam, nomor anggota/klas, nomor panggil, tanggal pinjam dan tanggal kembali (Rahayuningsih (ed), 2007:101). Saat transaksi peminjaman terjadi cukup dicatat nomor panggilnya, jika buku telah dikembalikan maka petugas memeriksa data fisik buku dengan catatan peminjaman, yang selanjutnya petugas mencoret pada nomor panggilnya dan tanggal pinjam.

e. Bentuk NCR (No Carbon required)

Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman (Sulistyo-Basuki, 1991:260). Karena jumlah formulir yang bukan hanya satu, maka semua keterangan yang diisi anggota.

f. Sistem “Book Issue Card” (BIC)

Sistem BIC terdiri dari dua variasi, masing-masing menggunakan kartu berukuran 7,5 x 12,5 cm. Pada sistem pertama, pada bagian atas kartu tertulis kata pengarang dan judul. Pada bagian bawah pengarang dan judul ditulis kolom tanggal dan peminjam (Darmono, 2007:182). Sistem kedua, pada bagian atas tercetak keterangan nama dan bentuk. Kolom tersebut akan diisi oleh petugas dengan nama dan kelas murid peminjam.

g. Sistem Browne

Pada mulanya sistem ini digunakan di Inggris. Setiap anggota perpustakaan memperoleh tiket pembaca, jumlahnya sesuai dengan jumlah buku yang boleh dipinjam oleh anggota perpustakaan (Darmono, 2007:182). Jumlah buku yang boleh dipinjam seorang anggota perpustakaan bervariasi, tergantung pada kebijakan masing-masing perpustakaan. Lazimnya berkisar antara 2 sampai dengan 4 buku, walaupun ada perpustakaan yang mengizinkan meminjamkan dalam jumlah tak terbatas. Tiket anggota berisi nomor anggota, nama, serta alamat diketik pada masing-masing tiket.

Langkah peminjaman dalam sistem browne menurut Darmono dalam buku Perpustakaan Sekolah (2007:183) antara lain,

a. Peminjam menyerahkan buku yang akan dipinjam ke loket sirkulasi sambil menyerahkan tiket anggota sesuai dengan jumlah buku yang akan dipinjam

b. Petugas mencabut kartu buku dari kantong buku

c. Kartu buku dimasukkan ke tiket pembaca

d. Petugas memberi stempel buku kembali pada slip tanggal

e. Kantong buku kemudian disusun menurut tanggal harus kembali

f. Apabila tanggal kembali yang sama terdapat berbagai kantong buku, maka kantong buku disusun menurut nomor panggil

g. Proses peminjaman selesai, buku boleh dibawa pulang oleh pengguna.

Langkah pengembalian pada sistem browne menurut Darmono dalam buku Perpustakaan Sekolah (2007:183) antara lain,

a. Anggota mengembalikan buku yang dipinjamnya

b. Petugas melihat tanggal buku kembali

c. Kartu buku dicari berdasarkan tanggal pada slip tanggal serta rincian identifikasi buku yang lain

d. Sedangkan kartu buku dimasukkan kembali ke kantong

e. Tiket buku kemudian dikembalikan pada anggota.

Keuntungan dan kerugian sistem browne menurut Sulistyo-Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:264), keuntungan sistem browne adalah,

a. Sederhana

b. Ekonomis

c. Dapat mengetahui lokasi buku yang dipinjam setiap saat

d. Memudahkan penandonan, bila dijajarkan secara benar

e. Jumlah buku yang dipinjamkan pada setiap anggota dapat dikontrol

f. Tidak ada penundaan ketika buku dikembalikan ke sirkulasi kemudian ke rak

g. Kartu anggota di tangan pembaca membuktikan bahwa buku sudah dikembalikan.

Sementara kerugiannya antara lain,

a. Makan waktu karena penjajaran secara manual

b. Terjadi galat (error) waktu penjajaran dan pengembalian

c. Perlu tenaga untuk menangani meja sirkulasi ditambah dengan laci kartu

d. Ada kemungkinan kekeliruan laci kartu

e. Peminjaman makan waktu yang lama oleh karena itu mungkin saja terjadi antrean yang panjang.

h. Sistem Newark

Dalam sistem ini anggota perpustakaan memperoleh kartu bukti peminjam. Kartu berisi nama, alamat, nomor pendaftaran, tanggal berakhirnya kartu anggota, tanda tangan anggota serta kolom tanggal pinjam, dan tanggal harus kembali (Darmono, 2007:184). Kartu bukti peminjam tersebut disimpan di bagian peminjaman.

Menurut Darmono dalam buku Perpustakaan Sekolah (2007:185) perlengkapan peminjaman dalam sistem Newark antara lain,

a. Kartu bukti peminjaman

b. Kartu buku

c. Kantong buku

d. Slip tanggal kembali

e. Stempel kembali dengan ukuran 0,5 cm x 1,5 cm

f. Stempel perpanjangan (ukuran sama dengan stempel kembali)

g. Stempel tanggal yang bisa diubah setiap hari

h. Bantalan tinta.

2. Sistem Terotomasi

Di dalam sistem terotomasi, keseluruhan aktivitas layanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi) dikerjakan dengan memanfaatkan fasilitas komputer (Rahayuningsih (ed), 2007:102). Setelah cara-cara manual beralih ke sistem otomasi, diharapkan pekerjaan menjadi lebih terorganisir sehingga hasilnya lebih baik. Dengan sistem terotomasi proses peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi menjadi lebih cepat dan mudah. Diterapkannya sistem terotomasi dapat mempersingkat waktu dan mengurangi tahap yang harus dilalui seperti pada tahap manual.

Keuntungan sirkulasi berbantuan komputer menurut Abdul Rahman Saleh dan Rita Komalasari dalam buku Manajemen Perpustakaan (2009:5.34) antara lain,

1. Terpadu dan Mudah

2. Praktis dan Cepat

3. Fungsional dan Akurat

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN NASIONAL RI

A. Lokasi Perpustakaan Nasional RI

Perpustakaan Nasional RI memiliki dua gedung yang berlainan lokasi. Gedung pertama yang merupakan gedung pusat terletak di Jalan Salemba Raya 28A Jakarta Pusat. Gedung ini digunakan selain untuk menyimapan berbagai bahan pustaka, juga digunakan sebagai tempat Sekertariat Utama dan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi. Di Perpustakaan Nasional RI yang terletak di Jalan Salemba Raya 28A, menggunakan sistem layanan tertutup (close access) Pemustaka dapat mencari bahan pustaka yang dibutuhkan melalui katalog online yaitu OPAC (Online Public Access Catalogue) atau dapat juga menggunakan katalog manual kemudian dituliskan di dalam sebuah kertas karbon yang disebut dengan bon permintaan.

Informasi-informasi yang dibutuhkan mengenai Perpustakaan Nasional RI dapat ditanyakan melalui telepon di nomor 021-3922669, 3922749, 3922855, 3923116 (operator) atau faks 021-3103554.

Gedung kedua terletak di Jalan Merdeka Selatan 11 Jakarta Pusat. Gedung ini merupakan tempat Deputi Bidang Sumber Daya Perpustakaan dan tempat layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI. Perpustakaan ini mengadopsi sistem layanan terbuka (open access). Informasi-informasi yang dibutuhkan mengenai Perpustakaan Nasional Republik Indonesia khususnya yang berada di Jalan Merdeka Selatan 11 Jakarta Pusat atau pemustaka yang ingin memperpanjang masa peminjaman bahan pustaka, dapat melalui pesawat telepon di nomor 021-3518090, 3448813 ext. 236.

Lokasi II : Mersela
Gambar 1 : Lokasi Layanan Terbuka Perpustakaan Nasional RI

Sumber : www. pnri.go.id

B. Sejarah Perpustakaan Nasional RI

Pada zaman Hindia Belanda, belum dikenal Perpustakaan Nasional. Namun perpustakaan Bataviaasch Genootschap van Kunsten en Wetenachpappen (BGKW), kemudian berubah menjadi Lembaga Kebudajaan Indonesia, lalu menjadi Museum Nasional setidaknya telah berfungsi sebagai perpustakaan nasional.

Gagasan Perpustakaan Nasional kemudian seolah-olah dilupakan orang. Tahun 1953 gagasan tersebut diungkit kembali sebagai hasil survei A.G.W. Dunningham dan R. Patah. Keduanya melakukan survei pada tahun 1953/ 1954 yang dituangkan dalam sebuah laporan. Laporan tersebut menyatakan perlunya membentuk Perpustakaan Nasional. Saran pembentukan Perpustakaan Nasional tidak dilakukan. Sebagai penggantinya, pada tanggal 1 April 1955 Menteri Pendidikan, Pengajaran, dan Kebudayaan membentuk Dewan Perpustakaan Nasional.

Menurut rencana, perpustakaan nasional akan didirikan di Jalan Medan Merdeka Barat, Jakarta Pusat, bersama-sama dengan Wisma Seni dan Museum Nasional. Menurut rencana, perpustakaan nasional akan dibangun antara tahun 1961 dan 1969. Namun akibat meletusnya peristiwa G30S/ PKI serta situasi ekonomi yang tidak mengizinkan, rencana perpustakaan nasional menjadi terkatung-katung, bahakan sejak bulan November 1965 tidak lagi mendapat anggaran. Berdasarkan TAP no. XXIII/ MPRS/ 1966 yang menyatakan bahwa “mengenai projek-projek ekonomi maka patokan pertama dalam skala prioritas adalah projek-projek yang, menghasilakan barang dan jasa jang sangat diperlukan rakjat banjak,” maka proyek pembangunan perpustakaan nasional ditinggalkan. Pada waktu itu, Perpustakaan Nasional dianggap tidak menghasilkan barang dan jasa yang diperlukan rakyat banyak.

TAP no. XXIII/ MPRS/ 1966 ditambah TAP no. XIII/ MPRS/ 1966 serta Keputusan Presidium Kabinet no. 75/ U/ Kep/ 11/ 66 menamatkan riwayat Team Kerdja Pendirian Museum Nasional, Wisma Seni Nasional, dan Perpustakaan Nasional. Sebelum dibubarkan, Team Kerdja sempat mengirimkan surat kepada Menteri Pendidikan Dasar dan Kebudajaan pada tahun 1965 agar Perpustakaan Museum Pusat, Perpustakaan Sejarah Politik dan Sosial, serta Kantor Bibliografi Nasional diresmikan sebagai Perpustakaan Nasional. Selama lebih dari 10 tahun, permintaan tersebut tidak pernah dijawab.

Alasan mengapa ketiga lembaga tersebut diusulkan sebagai Perpustakaan Nasional adalah karena koleksi ketiga perpustakaan tersebut sudah dapat dianggap merupakan koleksi inti perpustakaan nasional. Juga mengambil patokan bahwa perpustakaan nasional suatu negara lazimnya ditunjuk dari perpustakaan tertua di suatu kawasan (misalnya Raffles Library di Singapura) maupun dari perpustakaan museum yang terbesar (mirip dengan kasusu British Museum di Inggris dan Perpustakaan Museum Nasional di Hongaria). Keberadaan perpustakaan nasional disinggung lagi oleh konsultan Selosoemardjan dalam Laporan dan rekomendasi tentang sistem nasional perpustakaan dan perpustakaan nasional Indonesia.

Perpustakaan Nasional baru dibentuk oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Daoed Joesoef pada bulan Mei 1980 dengan bertitik tolak pada empat perpustakaan. Adapun keempat komponen Perpustakaan Nasional adalah Perpustakaan Museum Nasional, Perpustakaan Sejarah Politik dan Sosial, Perpustakaan wilayah Jakarta dan Bidang Deposit dan Bibliografi, Pusat Pembinaan Perpustakaan (dahulu Kantor Bibliografi Nasional).

Perpustakaan Nasional RI yang berdiri di jalan Merdeka Selatan 11 Jakarta Pusat, pada awalnya merupakan perpustakaan Sejarah Politik dan Sosial. Perpustakaan Nasional RI di resmikan pada tahun 2007 oleh Wakil Presiden RI Drs. Jusuf Kalla, yang sekarang lebih dikenal dengan Perpustakaan Nasional RI layanan terbuka.

C. Visi dan Misi Perpustakaan Nasional RI

1. Visi Perpustakaan Nasional RI

Pemberdayaan potensi perpustakaan dalammeningkatkan kualitas kehidupan bangsa.

2. Misi Perpustakaan Nasional RI

1. Membina, mengembangkan dan mendayagunakan semua jenis perpustakaan

2. Melestarikan bahan pustaka (karya cetak dan karya rekam) sebagai hasil budaya bangsa

3. Menyelenggarakan layanan perpustakaan.

D. Struktur Organisasi Perpustakaan Nasional RI

Berdasarkan Keppres No.103 Tahun 2001 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departeman, dan SK Kepala Perpusnas No.3 Tahun 2001 Tentang Organsisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI

Kepala Perpustakaan Nasional RI

I. Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi

A. Direktorat Deposit Bahan Pustaka

1. Sub Direktorat Deposit

2. Sub Direktorat Bibliografi

B. Pusat Pengembangan Koleksi dan pengolahan Bahan Pustaka

1. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka

2. Bidang Akuisisi

C. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi

1. Bidang Layanan Koleksi Umum

2. Bidang Layanan Koleksi Khusus

3. Bidang kerjasama perpustakaan dan Otomasi

D. Pusat Preservasi Bahan Pusataka

1. Bidang Konservasi

2. Bidang Reprografi

3. Bidang Transformasi Digital

II Deputi Bidang pengembangan Sumber daya Perpustakaan

A. Pusat Pengembangan Perpustakaan dan pengkajian Minat Baca

1. Bidang Pengembangan Perpustakaan Umum dan khusus

2. Bidang Pengembangan Perpustakaan Sekolah dan Perguruan Tinggi

3. Bidang Pengakjian dan pemasyarakatan Minat Baca

B. Pusat Pendidikan dan Pelatihan

1. Bidang Program dan Evaluasi Pelatihan

2. Bidang Penyelenggaraan Pelatihan

C. Pusat Pengembangan Pustakawan

1. Bidang Akreditasi Pusatakawan

2. Bidang Pengkajian dan Pengembangan Pustakawan

III Sekretariat Utama

A. Biro Umum

1. Bagian Kepegawaian

2. Bagian Keuangan

3. Bagian Tata Usaha

B. Biro Hukum dan Perencanaan

1. Bagian Perencanaan

2 Bagian Hukum dan Hubungan Masyarakat

E. Kegiatan Perpustakaan Nasional RI

Perpustakaan Nasional RI mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang pengembangan bahan pustaka dan jasa informasi serta sumberdaya perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1. Kedudukan

Perpustakaan Nasional adalah lembaga pemerintah non departemen (LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara.

2. Fungsi Perpustakaan Nasional RI

1. Mengkaji dan menyusun kebijakan nasional dibidang perpustakaan

2. Mengkoordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan Perpustakaan Nasional

3. Melancarkan dan membina terhadap kegiatan instansi pemerintah dibidang perpustakaan

4. Menyelenggarakan pembinaan dan pelayanan administrasi umum dibidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, kearsipan, personalia, perlengkapan, dan rumah tangga.

3. Wewenang

Dalam menyelenggarakan fungsinya Perpustakaan Nasional RI mempunyai kewenangan,

1. Menyusun rencana nasional secara makro dibidang perpustakaan

2. Merumuskan kebijakan dibidang perpustakaan untuk mendukung pembangunan secara makro

3. Menetapkan sistem informasi dibidang perpustakaan

Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu,

1. Merumuskan dan pelaksanaan dibidang perpustakaan

2. Merumuskan pelaksanaan kebijakan pelestarian pustaka budaya bangsa dalam mewujudkan koleksi deposit nasional dan pemanfaatannya.

BAB IV

LAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI

A. Sistem Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI

Sistem layanan di Perpustakaan Nasional RI yang terletak di Jalan Merdeka Selatan yaitu dengan menggunakan sistem layanan terbuka. Sistem layanan sirkulasi yang dipakai yaitu sistem layanan sirkulasi dengan sistem terautomasi.

1. Sistem Layanan Sirkulasi

Sistem layanan sirkulasi yang diterapkan di layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI adalah sistem layanan sirkulasi dengan sistem automasi.

Teknologi yang dipakai yaitu dengan sistem RFID (Radio Frequency Identification) merupakan teknologi berbasis gelombang radio. Teknologi ini mampu mengidentifikasi berbagai objek secara simultan tanpa diperlukan kontak langsung.

Sistem program yang digunakan adalah sistem INLIS (Integrated Library Sistem) dan juga sistem LIBRA (Library RFID Automation). Pada awal dibukanya sistem layanan terbuka, sistem program yang dipakai hanya sistem INLIS, tetapi menilai sistem INLIS terdapat beberapa kekurangan, sehingga sistem LIBRA digunkanan pada layanan sirkulasi.

2. Sistem Program Aplikasi yang Digunakan

Sistem program aplikasi yang digunakan adalah program aplikasi INLIS (Integrated Library System) dan program aplikasi LIBRA (Library RFID Automation). Program aplikasi INLIS (Integrated Library System) mulai digunakan pada awal berdirinya layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI. Pada program INLIS terdapat menu-menu untuk kegiatan layanan sirkulasi diantaranya adalah,

a. Form sirkulasi peminjaman

b. Form sirkulasi pengembalian

c. Form display buku dipinjam

d. Form pencatatan pelanggaran denda

Selain form pada layanan sirkulasi terdapat juga menu untuk beberapa laporan diantaranya adalah,

a. Report pendapatan denda

b. Report frekuensi subyek per bulan

c. Report frekuensi judul per bulan

d. Report frekuensi klas per bulan

e. Report frekuensi klas per tahun

Sistem program aplikasi lain yang digunakan di Perpustakaan Nasional RI adalah sistem LIBRA (Library RFID Automation). Sistem LIBRA mulai digunakan pada tahun 2008. Sistem LIBRA digunakan karena pada sistem INLIS terdapat kekurangan atau kelemahan, sehingga sistem LIBRA ini digunakan. Pada sistem LIBRA terdapat beberapa keunggulan yang dapat mempermudah dalam pelayanan kegiatan sirkulasi diantaranya dapat membaca isi label buku, sehingga proses pelayanan dapat lebih cepat dan mudah. Pada sistem LIBRA terdapat menu,

a. Peminjaman

b. Pengembalian

c. Baca label

d. Isi label

3. Pemakaian Sistem Aplikasi INLIS

Sistem aplikasi INLIS (Integrated Library System) mulai diterapkan pada awal berdirinya layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI. Kegiatan pelayanan sirkulasi dengan sistem aplikasi INLIS memudahkan petugas, beberapa keunggulan dari sistem aplikasi ini diantaranya adalah dapat mengetahui masa peminjaman, keterlambatan pengembalian, denda, dll.

Penggunaan aplikasi untuk peminjaman dengan cara,

Gambar 2 : Menu utama program INLIS

Sumber: Print screen program INLIS Perpusnas

Klik form peminjaman, kemudian muncul

Gambar 3 Menu peminjaman pada INLIS

Sumber : Print Screen program INLIS Perpusnas

Pada no item petugas dapat mengisi no item yang ada. Kemudian di enter, pada menu tanggal kembali secara otomatis terisi, dengan masa peminjaman tujuh hari.

Penggunaan aplikasi INLIS untuk pengembalian

Gambar 4 Menu Perpanjangan atau pengembalian pada INLIS

Sumber : Print screen Program INLIS Perpusnas

Penggunaan aplikasi untuk sirkulasi pengembalian yaitu dengan menscan kartu anggota, kemudian muncul no anggota beserta nama anggota, dan juga bahan pustaka yang dipinjamnya. Untuk perpanjangan dapat dilakukan sebelum masa peminjaman berakhir, masa perpanjangan yaitu dengan waktu tujuh hari. Cara untuk perpanjangan yaitu dengan mengklik kolom kotak pada sisi kanan. Kemudian secara otomatis dapat diketahui tanggal harus kembali. Perpanjangan bahan pustaka hanya bisa dilakukan sekali. Perpanjangan masa peminjaman dapat juga dilakukan dengan telepon ke 021-3518090, 021-3448813 ext 236.

4. Pemakaian Sistem Aplikasi LIBRA

Gambar 5 Aplikasi Peminjaman dengan LIBRA

Sumber : Printscreen program LIBRA Perpusnas

Gambar 6 : Aplikasi pengembalian dengan LIBRA

Sumber : Print screen program LIBRA Perpusnas

Sistem aplikasi LIBRA (Library RFID Automation) mulai diterapkan di layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI pada tahun 2008. Sistem LIBRA (Library RFID Automation) memudahkan petugas maupun peminjam dalam proses layanan sirkulasi. Seperti dalam peminjaman bahan pustaka, peminjam bisa melakukan peminjaman ataupun pengembalian tanpa petugas perpustakaan, karena telah disediakan mesin untuk peminjaman maupun pengembalian. Peminjam hanya meletakkan bahan pustaka yang akan dipinjamnya pada mesin, terlebih dahulu menscan kartu anggota.

B. Prosedur Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan kegiatan utama, karena pada bagian layanan sirkulasi inilah dapat dilihat kualitas sebuah perpustakaan. Salah satu kegiatan utama petugas layanan adalah memberikan jasa layanan informasi pada pengguna yang akan meminjam, mengembalika, ataupun hanya sekedar ingin tahu koleksi perpustakaan.

Kegiatan layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI mengacu pada beberapa hal diantaranya,

1. Peraturan Tata Tertib Perpustakaan

a. Setiap memasuki ruangan perpustakaan, tidak diperkenankan memakai sendal jepit, topi, jaket, membawa laptop, tas, scanning

b. Harus membawa kartu anggota perpustakaan atau identitas yang masih berlaku

c. Di dalam ruangan perpustakaan tidak diperkenankan makan, minum atau merokok

d. Handphone, dompet dan barang berharga lainnya agar dibawa sendiri tidak dititipkan di loker

e. Dalam ruangan handphone dalam kondisi silence dan tidak melakukan percakapan.

2. Pendaftaran Anggota

Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka di Perpustakaan Nasional RI dapat dilakukan dengan cara menjadi anggota Perpustakaan Nasional RI. Syarat dan prosedur menjadi anggota Perpustakaan Nasional RI adalah,

a. mengisi form pendaftaran dan menyerahkan persyaratan

b. pengecekan form pendaftaran oleh petugas apakah sudah sesuai atau tidak.

c. menelepon alamat tinggal pendaftar sampai benar-benar dapat dihubungi dan mengkonfirmasi tempat pendaftar

d. setelah pengecekan selesai, pemotretan dan kartu langsung bisa dicetak.

Biaya pendaftaran anggota Perpustakaan Nasional RI gratis, tetapi apabila hilang dikenakan denda cetak sebesar Rp.15.000,00

Prosedur perpanjangan anggota yaitu sama dengan pendaftaran baru tetapi pada perpanjangan ini, boleh tidak dipotret kembali, tetapi menggunakan foto yang sebelumnya.

Tabel 1. Jumlah anggota Perpustakaan Nasional RI tahun 2007-2009

Tahun	Siswa	Mahasiswa	Umum	Jumlah
2007	1	2	47	50
2008	267	382	294	943
2009	663	1731	668	3062
Jumlah	931	2115	1009	4055

Sumber : Data Layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI

Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah anggota perpustakaan dari tahun ketahun semakin meningkat, jumlah anggota perpustakaan totalnya adalah 4055 anggota.

3. Waktu Layanan

Pelayanan Perpustakaan Nasional RI dilakukan pada jam layanan

Senin - Jum’at : 09.00 wib - 15.30 wib

Sabtu – Minggu : 08.00 wib – 15.00

Hari libur Nasional perpustakaan tutup.

Grafik 1. Statistik pengunjung Perpustakaan Nasional RI,

Sumber : Data Rekap Layanan Terbuka Perpustakaan Nasional RI

Data pengunjung tahun 2007 sampai 2009 pada diagram diatas sesuai dengan statistik pengunjung yang telah direkap oleh petugas perpustakaan. Pengunjung Perpustakaan Nasional RI seringkali tidak mengisi buku pengunjung, biasanya apabila diingatkan oleh petugas, pengunjung baru mengisinya.

Tabel 2. Jumlah Koleksi berdasarkan kelas atau golongan buku

Kelas	Judul	Eksemplar
000	453	1332
100	740	2212
200	3064	10.276
300	3003	8168
400	358	1153
500	551	1452
600	2695	8354
700	1804	5814
800	3061	7827
900	761	1770
Referensi	458	939
Jumlah	16.948	42.295

Sumber : Data Jumlah koleksi Layanan Terbuka Perpusnas

Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah koleksi bahan pustaka secara keseluruhan adalah 42.295 eksemplar dari 16.948 judul. Jumlah ini terhitung dari tahun 2007 sampai dengan 2009. Dapat diketahui pula kelas atau golongan buku paling banyak pada kelas atau golongan 200, yaitu kelas atau golongan agama.

Tabel 3. Kalkulasi berdasarkan jenis bahan pustaka

Jenis Bahan Pustaka	Judul	Eksemplar
Visual	51	212
Buku	15.508	44.259
Suara	1.098	3956
Rekaman Video	291	868
Jumlah	16.948	49.295

Sumber : Data kalkulasi Layanan Terbuka Perpusnas

Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah kalkulasi jenis bahan pustaka yang paling banyak adalah buku dengan jumlah 15.508 judul dengan jumlah 44.295 eksemplar.

4. Peminjaman Bahan Pustaka

Layanan peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Nasional RI menggunakan sistem terbuka (Open Access System) yang bertujuan agar para pengguna dapat mencari bahan pustaka dan pengguna dapat leluasa memilih bahan pustaka di rak, baik untuk dipinjam maupun untuk dibaca di tempat.

Ada beberapa peraturan untuk meminjam bahan pustaka, antara lain:

a. Peminjam buku harus mempunyai kartu anggota perpustakaan

b. Peminjam tidak diperkenankan meminjam buku dengan menggunakan kartu orang lain

c. Peminjaman buku maksimal 3 eksemplar, jika peminjaman buku mulai dari 2 eksemplar harus meninggalkan kartu identitas sebagai jaminan

d. Peminjam wajib merawat buku yang dipinjam

e. Menghilangkan atau merusakkan buku perpustakaan menjadi tanggung jawab peminjam

f. Batas waktu peminjam 1 minggu

g. Perpanjangan pinjaman bisa dilakukan hanya satu kali dan bisa lewat telepon

h. Pengembalian buku terlambat dikenakan sanksi.

Prosedur peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Nasional adalah,

a. Scanning kartu anggota

b. Scanning / pembacaan label RFID buku yang akan dipinjam

c. Saving (penyimpanan) data sirkulasi

Berikut penjelasan peminjaman untuk pengguna,

a. Anggota perpustakaan yang akan meminjam buku langsung masuk ke tempat koleksi untuk memilih dan mencari buku yang akan dipinjam

b. Anggota perpustakaan mengambil sendiri buku yang akan dipinjam

c. Buku yang telah diambil, diserahkan kepada petugas disertai kartu anggota

d. Untuk peminjaman dengan mesin mandiri peminjam tidak perlu membutuhkan petugas dalam proses peminjaman

e. Petugas menyerahkan buku yang dipinjam dan kartu anggota kepada peminjam, jika meminjam dua atau tiga eksemplar peminjam wajib menyerahkan kartu sebagai jaminan diantaranya KTP, SIM, KTM, dll.

5. Pengembalian Bahan Pustaka

Peminjaman bahan pustaka yang telah habis masa pinjamnya harus dikembalikan ke perpustakaan, berikut prosedur pengembalian di Perpustakaan Nasional RI,

a. Scanning kartu anggota

b. Scanning / pembacaan label RFID buku yang akan dikembalikan

c. Saving (penyimpanan) data sirkulasi

Berikut penjelasan untuk peminjam bahan pustaka,

a. Peminjam menyerahkan kartu beserta buku yang dipinjam kepada petugas layanan sirkulasi

b. Petugas mengambil buku yang dipinjam

c. Buku yang telah dikembalikan disimpan di rak sebelum dishelving oleh petugas, dan petugas menyerahkan kartu anggota kepada pemilik

d. Pengembalian dengan menggunakan mesin mandiri ataupun Box Drop peminjam tanpa melibatkan petugas. Pengembalian dengan Box Drop bisa dilakukan kapan saja meskipun perpustakaan tutup. Karena Box Drop disimpan di luar gedung perpustakaan, tepatnya di depan Perpustakaan Nasional RI.

6. Pemberian Sanksi

Semua anggota Perpustakaan Nasional yang mengembalikan buku melebihi batas waktu yang telah ditentukan, maka akan dikenakan sanksi administrasi. Sanksi administrasi diberikan kepada peminjam yang terlambat mengembalikan bahan pustaka dengan ketentuan sama dengan jumlah hari keterlambatannya. Sanksi sebelumnya berupa sanksi denda, namun karena petugas merasa kesulitan dalam laporan dan juga kesadaran dari peminjam yang kurang, akhirnya sanksi berupa administrasi.

Anggota perpustakaan yang menghilangkan atau merusak buku yang dipinjam, diwajibkan mengganti buku sesuai dengan buku yang dipinjam atau mengganti dengan sesuai harga buku yang dipinjam.

7. Penataan dan Pengembalian Koleksi ke Rak

Bahan pustaka yang telah dikembalikan oleh peminjam, maka petugas perpustakaan kemudian menyimpan di rak buku sesuai dengan call number buku, agar pengguna yang lain tidak merasa kesulitan dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan.

Petugas perpustakaan tidak hanya mengembalikan buku yang sudah dikembalikan oleh peminjam ke rak, tetapi juga menata kembali setiap bahan pustaka sesuai dengan call number bahan pustaka tersebut. Biasanya pengguna asal-asalan dalam meletakan buku yang telah dibacanya, sehingga petugas perpustakaan wajib untuk menata kembali bahan pustaka agar pengguna tidak kesulitan dalam mencari bahan pustaka yang dibutuhkannya.

8. Pembuatan Statistik Pengunjung

Pembuatan statistik pengunjung di layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI dimulai pada tahun 2007. tujuannya adalah untuk mengetahui jumlah pengunjung Perpustakaan Nasional RI.

C. Kendala-kendala yang Dihadapi

Kendala-kendala yang dihadapi layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI sebagai berikut,

1. Tata ruang belum maksimal

Ruang perpustakaan layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI tidak maksimal, dan penataan koleksi kurang rapi. Hal ini penataan ruang belum maksimal, sehingga pengguna perpustakaan tidak leluasa dan merasa kurang nyaman.

2. Jumlah koleksi terbatas

Terbatasnya koleksi bahan pustaka di layanan terbuka Perpustakaan Nasional menyebabkan pengguna kurang puas, karena belum tentu koleksi yang dicarinya ada. Bahkan, untuk koleksi jenis hasil penelitian seperti makalah, skripsi, thesis juga tidak ada.

D. Upaya-upaya untuk Mengatasi Kendala

Berdasarkan kendala-kendala yang dihadapi, maka upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala adalah,

1. Pengaturan tata ruang

Tata ruang sebaiknya dibuat senyaman mungkin, sehingga pengguna lebih nyaman dalam memilih bahan pustaka. Meja sirkulasi dan tata lampu yang terang sehingga pengguna merasa puas.

2. Penambahan jumlah koleksi

Jumlah koleksi yang cukup, walaupun tidak mungkin semuanya tersedia, tetapi setidaknya harus ada untuk beberapa jenis koleksi seperti skripsi ataupun tesis, sehingga pengguna tidak kecewa jika sedang membutuhkan skripsi ataupun bahan pustaka yang dicarinya ada.

E. Kesesuaian antara Teori dengan Penerapan

Perpustakaan dapat melakukan suatu kegiatan karena dilandasi adanya teori. Teori yang didapat kemudian diterapkan di lapangan. Akan tetapi, tidak semua teori yang didapat diterapkan di lapangan. Bisanya teori yang sudah diterapkan akan diganti dengan yang lebih mudah, tetapi tidak menyimpang jauh dari teori.

Perpustakaan Nasional telah menerapkan sistem layanan sirkulasi terotomasi, diantaranya pada layanan keanggotaan, peminjaman, pengembalian, pemberian sanksi. Pada layanan terbuka di Perpustakaan Nasional RI, kegiatan yang dilakukan secara terotomasi tidak semuanya berdasarkan teori. Kegiatan layanan sirkulasi di Perpustakaan Nasional RI yang sesuai dan tidak sesuai dengan teori sebagai berikut,

1. Pendaftaran Anggota Perpustakaan

Menurut Soeatminah dalam buku Perpustakaan, Kepustakawnaan, dan Pustakawan (1992:141) setiap perpustakaan boleh menentukan pihak yang boleh dan berhak menjadi anngota perpustakaan, dan syarat yang diperlukan. Syarat keanggotaan tidak diperlukan tetapi data mengenai pengunjung sangat penting, yang data jumlahnya dapat dimasukkan ke dalam laporan.

Syarat dan ketentuan menjadi anggota perpustakaan sangat diperlukan dan jika tidak sesuai dengan peraturan maka tidak diperbolehkan menjadi anggota perpustakaan, sehingga teori di atas tidak sesuai dengan penerapannya.

2. Peminjaman Bahan Pustaka

Menurut Rahayuningsih (ed) dalam buku Pengelolaan Perpustakaan (2007:103) peminjaman koleksi secara terotomasi hanya membutuhkan waktu 4 detik dengan 4 tahap dengan serangkaian langkah berikut,

a. Scanning kartu anggota

b. Scanning buku yang dipinjam

c. Saving (penyimpanan) data sirkulasi

d. Membubuhkan cap tanggal kembali

Proses atau alur peminjaman di Perpustakaan Nasional RI adalah sebagai berikut,

a. Scanning kartu anggota

b. Scanning / pembacaan label RFID buku yang dipinjam

c. Saving (penyimpanan) data sirkulasi

d. Menyerahkan bukti peminjaman

Alur atau proses peminjaman yang dilakukan di layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI pada intinya sama dengan teori yang diungkapkan di atas.

3. Pengembalian Bahan Pustaka

Pada intinya alur dari proses pengembalian bahan pustaka hampir sama dengan proses peminjaman.

Alur dari proses pengembalian di layanan terbuka Perpustakaan Nasional RI adalah sebagai berikut,

a. Scanning kartu anggota

b. Scanning / pembacaan label RFID buku yang akan dikembalikan

c. Saving (penyimpanan) data sirkulasi

Pengembalian bahan pustaka di Perpustakaan Nasional RI selain ke petugas bisa juga dengan LIBRA Self-Return Chute, dan juga LIBRA Self Check.

4. Pemberian Sanksi

Menurut Rahayuningsih (ed) dalam buku Pengelolaan Perpustakaan (2007:97) jenis pelanggaran yang dilakukan antara lain:

a. Keterlambatan pengembalian koleksi

b. Membawa koleksi tanpa melalui prosedur yang benar